Справочник

Авансовая книжка почта России

Почтовые расходы

Учреждения часто пользуются почтовыми услугами и для отправки корреспонденции, и при ее получении. В результате возникают определенные расходы. Аудитор А.Ю. Бунина расскажет, как отражать их в бюджетном учете.

Приобретение конвертов и марок

Прием в кассу маркированных конвертов и марок и выдачу их из кассы оформляют соответственно приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Приобретение маркированных конвертов нужно относить на подстатью 221 "Услуги связи", а немаркированных — на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".

Пример. Учреждение приобрело маркированные (на общую сумму 200 руб.) и немаркированные (на общую сумму 50 руб.) конверты.

Бухгалтер должен сделать такие записи:

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 304 05 221 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

  • 200 руб. — оплачены приобретенные маркированные конверты;

Дебет 0 201 05 510

"Поступления денежных документов"

Кредит 0 302 04 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи"

  • 200 руб. — оприходованы маркированные конверты;

Дебет 0 302 22 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

Кредит 0 304 05 340 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по приобретению материальных запасов" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

  • 50 руб. — оплачены немаркированные конверты;

Дебет 0 105 06 340

"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 0 302 22 730

"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

  • 50 руб. — оприходованы немаркированные конверты.

На заметку. Для целей исчисления НДС продажа почтовых марок (за исключением коллекционных), маркированных открыток и конвертов не облагается налогом (пп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ). Если почтовые услуги оплачиваются за счет деятельности, приносящей доход, эти расходы включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и уменьшающих налогооблагаемую прибыль (пп. 25 п.

Авансовая книжка почта России

1 ст. 264 НК РФ).

Франкировальная машина

Франкировальная машина предназначена для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Чтобы установить франкировальную машину, нужно получить разрешение на ее применение. Для этого следует написать заявление в территориальный орган Россвязьнадзора (Приказ Мининформсвязи России от 29 сентября 2006 г. N 127 "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин" (далее — Административный регламент)). Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора.

В заявлении указывают (п. 6.3 Административного регламента):

  • полное наименование юридического лица, его местонахождение и почтовый адрес, ИНН, КПП, телефон, факс;
  • наименование модели (серии) франкировальной машины;
  • место установки франкировальной машины;
  • возможные дату и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются (п. 6.4 Административного регламента):

  • копия технического паспорта франкировальной машины;
  • нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
  • копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
  • копии сертификатов соответствия;
  • оттиск клише франкировальной машины.

После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается.

Извещение о выдаче разрешения направляется или вручается заявителю в письменной форме в течение пяти дней со дня оформления разрешения.

Для того чтобы пользоваться франкировальной машиной, учреждение должно заключить договор с ФГУП "Почта России". По нему расходы:

  • на пересылку корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи";
  • по техническому обслуживанию франкировальной машины (ремонт, профилактические работы и т.п.) — на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества";
  • на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины — на подстатью 226 "Прочие работы, услуги".

Франкировальную машину программируют таким образом, чтобы определить сумму затрат, связанных с отправкой корреспонденции:

  • либо путем суммирования произведенных почтовых расходов;
  • либо путем вычитания таких расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

При применении первого способа оплату производят по фактическим данным. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ.

В этом случае бухгалтер сделает такие записи:

Дебет 1 401 01 221 (2 106 04 340)

"Расходы на услуги связи" ("Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)")

Кредит 0 302 04 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи"

  • на сумму произведенных расходов, связанных с оказанием почтовых услуг;

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 304 05 221 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

  • на сумму произведенной платы за оказанные услуги.

При использовании второго метода учреждение должно перечислить на счет почтового отделения аванс. Работник почты при программировании машины внесет данную сумму в ее память. При отправке корреспонденции нужно будет указать сумму расходов на ее отправку. Когда вся сумма аванса будет использована, маркировальная машина автоматически выключится.

В учете операции по оплате почтовых расходов этим способом отражают следующими записями:

Дебет 0 206 04 560

"Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

Кредит 0 304 05 221 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

  • на сумму авансового платежа;

Дебет 0 401 01 221 (0 106 04 340)

"Расходы на услуги связи" ("Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)")

Кредит 0 302 04 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи"

  • на сумму оказанных почтовых услуг;

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 206 04 660

"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

  • зачет аванса на сумму оказанных учреждению почтовых услуг в течение месяца;

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 304 05 221 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

Авансовая книжка

Учреждение может заключить с почтовым отделением договор, согласно которому будет перечислять денежные средства на счет отделения в качестве аванса в счет последующей отправки корреспонденции. Расходы отражают в авансовой книжке по мере отправки корреспонденции. На сумму затрат на оказанные услуги по окончании месяца учреждению выставляются счет-фактура, акт выполненных работ и прикладывается реестр отправленной корреспонденции.

Саму авансовую книжку следует принять на учет либо на счет 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы". В этом случае расходы на ее приобретение учитывают по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов".

Отражение операций по данному договору производят таким образом.

Дебет 0 206 04 560

"Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

Кредит 0 304 05 221 (0 201 01 610)

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи" ("Выбытия денежных средств учреждения со счетов")

  • перечислен аванс за почтовые услуги;

Дебет 0 401 01 221 (0 106 04 340)

"Расходы на услуги связи" ("Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)")

Кредит 0 302 04 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи"

  • на сумму оказанных услуг на основании счета-фактуры, реестра отправленной корреспонденции, акта выполненных работ;

Дебет 0 105 06 340

"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 0 304 05 340

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по приобретению материальных запасов"

  • расчет по договору в части платы за авансовую книжку;

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 304 05 221

"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате услуг связи"

  • произведен окончательный расчет по договору;

Дебет 0 302 04 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам по оплате услуг связи"

Кредит 0 206 04 660

"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

  • произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг.

На заметку. Абонирование почтовой ячейки (ящика)

За пользование абонементным ящиком учреждение платит сумму, указанную в договоре. Затраты по абонированию почтовой ячейки относят на подстатью 221 "Услуги связи" и делают записи:

Дебет 1 401 01 221 (2 106 04 340)

"Расходы на услуги связи"

("Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)")

Кредит 0 302 04 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи".

Для целей налогообложения прибыли расходы на абонирование почтового ящика относят к расходам на почтовые услуги и учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

"По старинке"

Приобретение конвертов и марок, отправка корреспонденции могут осуществляться через подотчетных лиц. Документооборот в этом случае стандартен. Единственным нюансом является то, что к авансовому отчету (ф. 0504049) помимо обычных документов, подтверждающих произведенные расходы (контрольно-кассовый чек, квитанции, накладные), при отправке регистрируемых почтовых отправлений (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) прилагают еще квитанцию и опись вложения.

А в учете нужно будет сделать следующие записи.

Дебет 0 208 22 560

"Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов"

Кредит 0 201 04 610

"Выбытия из кассы"

  • выданы из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на приобретение немаркированных конвертов;

Дебет 0 208 04 560

"Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

Кредит 0 201 04 610

"Выбытия из кассы"

  • выданы из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на приобретение маркированных конвертов и марок, а также на отправку корреспонденции;

Дебет 0 105 06 340

"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 0 208 22 660

"Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов"

  • приняты к учету немаркированные конверты согласно авансовому отчету;

Дебет 0 201 05 510

"Поступления денежных документов"

Кредит 0 208 04 660

"Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

  • приняты к бухгалтерскому учету маркированные конверты и марки согласно авансовому отчету;

Дебет 0 401 01 221

"Расходы на услуги связи"

Кредит 0 208 04 660

"Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

  • отражены расходы по отправке корреспонденции;

Дебет 0 208 04 560

"Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

Кредит 0 201 05 610

"Выбытия денежных документов"

  • выданы под отчет работнику учреждения маркированные конверты и марки;

Дебет 0 105 06 340 (касса)

"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит 0 105 06 340 (подотчетное лицо)

"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

  • выданы под отчет работнику немаркированные конверты;

Дебет 0 401 01 272

"Расходование материальных запасов"

Кредит 0 105 06 440 (подотчетное лицо)

"Уменьшение стоимости прочих материальных запасов"

  • отнесена на расходы учреждения стоимость немаркированных конвертов, использованных в течение месяца;

Дебет 0 401 01 221

"Расходы на услуги связи"

Кредит 0 208 04 660

"Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

  • отнесена на расходы учреждения стоимость использованных в течение месяца маркированных конвертов и марок.

Внимание! Помимо оплаты расходов на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов и маркированных почтовых уведомлений, абонентской платы за пользование почтовыми абонентскими ящиками на подстатью 221 "Услуги связи" также относят расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по оплате договоров на приобретение услуг связи для государственных (муниципальных) нужд, в том числе:

  • оплату услуг почтовой, фельдъегерской и специальной связи;
  • оплату услуг по пересылке почтовых отправлений, в том числе по почтовой пересылке пенсий и пособий;
  • оплату почтовых сборов при получении услуг почтовой, фельдъегерской и специальной связи;
  • другие аналогичные расходы.

А.Ю.Бунина

Аудитор

Бухгалтерский учет: Оплата услуг почтовой связи с использованием авансовой книжки

ОПЛАТА УСЛУГ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ АВАНСОВОЙ КНИЖКИ

Некоторые организации осуществляют оплату услуг почтовой связи с использованием авансовой книжки.

В соответствии со ст.14 Закона РБ от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи» (в редакции от 04.01.2007, далее — Закон № 258-З) тарифы на услуги почтовой связи устанавливаются оператором почтовой связи на договорной основе, если иное не предусмотрено Законом № 258-З и другими законодательными актами.

Регулирование тарифов на услуги почтовой связи общего пользования, в т.ч. на универсальные услуги почтовой связи, осуществляется в соответствии с законодательством. Перечень услуг почтовой связи общего пользования, тарифы на которые подлежат регулированию, устанавливается Советом Министров РБ.

Пунктом 2 постановления Минэкономики РБ от 07.04.2004 № 102 «Об утверждении прейскурантов на услуги почтовой связи общего пользования» (далее — Постановление № 102) утвержден Прейскурант на услуги почтовой связи общего пользования, оказываемые юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (далее — прейскурант).

Согласно пп.2-3 приложения 2 к Постановлению № 102 в прейскурант включены услуги почтовой связи общего пользования, тарифы на которые регулируются Минэкономики РБ, согласно перечню услуг электрической и почтовой связи общего пользования, тарифы на которые регулируются Минэкономики РБ, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 31.03.2004 № 357.

Тарифы прейскуранта установлены без учета налога на добавленную стоимость.

Услуги почтовой связи оплачиваются почтовыми марками и иными знаками почтовой оплаты, наличными деньгами или путем безналичных расчетов, а также международными ответными купонами (ст.14 Закона № 258-З).

Вместо оплаты услуг почтовой связи наличными денежными средствами организации имеют право вносить аванс в размере среднемесячного почтового расхода или производить оплату чеками из авансовых книжек.

Пунктом 1 постановления Минсвязи РБ от 24.06.2004 № 13 «Об утверждении унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета» (далее — Постановление № 13) утверждены унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета для организаций электрической и почтовой связи:

— заявление на получение авансовой книжки (форма МС-1);

— авансовая книжка.

Авансовые книжки выдаются по предъявлению заявления на получение авансовой книжки, форма которого приведена в приложении 1 к Постановлению № 13.

При заполнении заявления на получение авансовой книжки необходимо указать:

— наименование клиента (организации);

— номер абонемента (лицевого счета);

— наименование организации связи, в которую представляется заявление на получение авансовой книжки;

— фамилию, имя, отчество лица, которому доверяется получение авансовой книжки.

Для получения новой авансовой книжки указываются дата внесения аванса и сумма аванса.

Для получения новой авансовой книжки взамен авансовой книжки, в которой использованы все квитанции, указывается сумма неиспользованного авансового платежа.

В случае утери авансовой книжки при заполнении заявления необходимо указать номер и дату последней использованной квитанции, вид услуг связи и остаток аванса.

Заявление на получение авансовой книжки подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, получающей авансовую книжку.

При выдаче авансовой книжки указывается:

количество листов в авансовой книжке, их номера;

сумма аванса в рублях;

дата выдачи авансовой книжки.

Дополнительно заявление подписывают:

получающий авансовую книжку;

оператор, выдавший авансовую книжку.

При подаче клиентами организации связи письменной корреспонденции, посылок, телеграмм или необходимости оплаты прочих услуг связи (абонементная плата, приобретение марок, оплата условных адресов и др.) одновременно предъявляется авансовая книжка.

Владелец авансовой книжки обязан не реже одного раза в месяц и при замене авансовой книжки проверять правильность расходов по услугам связи и выведенного свободного остатка аванса в корешке квитанции.

Следует учитывать, что в соответствии с подп.3.2 постановления Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ по согласованию с МВД РБ и Минюстом РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, облисполкомы, Мингорисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности — квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, различных абонементов, талонов, билетов, бланков товарно-сопроводительных документов и т.п. предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности» по номинальной стоимости или в условной оценке.

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

Пример 1

Организация перечислила аванс за услуги почтовой связи в сумме 1 000 000 руб. и получила (без оплаты) авансовую книжку (на 50 квитанций) по заявлению на получение авансовой книжки. В течение отчетного периода отделением почтовой связи оказаны услуги на сумму 590 000 руб., в т.ч. НДС 90 000 руб. По решению организации авансовая книжка не учитывается как бланк строгой отчетности.

Таблица 1


п/п
Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1 Перечислен аванс за услуги почтовой связи 60 51 1 000 000
2 Отражены услуги почтовой связи в составе себестоимости товаров (работ, услуг) 20, 44
и др.
60 500 000
3 Отражен НДС по оказанным услугам почтовой связи (примечание) 18-3 60 90 000
4 Принят к зачету НДС по оказанным (и оплаченным — при определении выручки «по оплате») услугам почтовой связи 68-2 18-3 90 000

Пример 2

Организация перечислила аванс за услуги почтовой связи в сумме 1 000 000 руб. и получила (без оплаты) авансовую книжку (на 50 квитанций) по заявлению на получение авансовой книжки.

39 983,00 руб. | Закупка №0338100009217000074. Пополнение авансовых книжек "Почта России"

В течение отчетного периода отделением почтовой связи оказаны услуги на сумму 590 000 руб., в т.ч. НДС 90 000 руб.

По решению организации авансовая книжка учитывается как бланк строгой отчетности. В бухгалтерском учете авансовая книжка оценена условно в 50 руб., по цене 1 руб. за одну квитанцию. В отчетном месяце использовано 10 квитанций.

Таблица 2


п/п
Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1 Перечислен аванс за услуги почтовой связи 60 51 1 000 000
2 Оприходована авансовая книжка (50 квитанций) 006 50
3 Отражены услуги почтовой связи в составе себестоимости товаров (работ, услуг) 20, 44
и др.
60 500 000
4 Отражен НДС по оказанным услугам почтовой связи (примечание) 18-3 60 90 000
5 Списано 10 использованных квитанций из авансовой книжки 006 10
6 Принят к зачету НДС по оказанным (и оплаченным — в при определении выручки «по оплате») услугам почтовой связи 68-2 18-3 90 000

Примечание. Следует отметить, что в соответствии с подп.2.10 ст.3 Закона РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» (в редакции от 26.12.2007) освобождаются от налогообложения обороты по реализации на территории Республики Беларусь по номинальной цене почтовых марок (за исключением коллекционных), маркированных открыток и конвертов.

30.05.2008 г.

Татьяна Деркачева, аудитор

От редакции: С 1 июня 2008 г. постановление Министерства экономики РБ от 07.04.2004 № 102 «Об утверждении прейскурантов на услуги почтовой связи общего пользования» на основании постановления Министерства экономики РБ от 15.05.2008 № 105 утратило силу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *