Справочник

Инвентаризация библиотечных фондов

Содержание

БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД — УЧЕТ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

 
    Библиотека — это информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Библиотеки могут быть частными и государственными, причем последние создаются, как правило, в форме бюджетных учреждений.
    Любая библиотека обладает библиотечным фондом, учет и инвентаризация которого имеют свою специфику.

Как провести инвентаризацию библиотечных фондов

Об учете библиотечного фонда и его инвентаризации бюджетным учреждением и пойдет речь в настоящем материале.
 
    Библиотечным фондом на основании статьи 1 Федерального закона от 29.12.1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (далее — Закон N 78-ФЗ) признается совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения. Соответственно, библиотеки обеспечивают учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации (пункт 6 статьи 12 Закона N 78-ФЗ).
    Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. N 1077 (далее — Порядок).
    Учет документов библиотечного фонда включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (пункт 1.2 Порядка).
    Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя, причем учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде (пункты 1.4, 1.5 Порядка).
    Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Регистры должны содержать реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии.
    Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, причем допускаются различные ее модификации, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета должны содержать три взаимосвязанные части:
    "Поступление документов в библиотечный фонд",
    "Выбытие документов из библиотечного фонда",
    "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".
    Обобщенные данные должны отражаться в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части должны интегрироваться в единый учетный файл.
 
    Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
    Поступившие в библиотечный фонд документы, принимаются к учету по первичным учетным документам (накладная, акт) (пункт 4.1 Порядка). При этом необходимо иметь в виду следующие особенности:
    — прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (пункт 4.1.1 Порядка);
    — прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со статьями 574, 582 Гражданского кодекса Российской Федерации (пункт 4.1.2 Порядка);

Школа выживания

 

Ольга Козлова

Проверка фонда
или инвентаризация имущества?

По поручению коллектива школьных библиотекарей космодрома Байконур просим разъяснения. Имеют ли право бухгалтеры требовать от нас составления описей книжного фонда по результатам инвентаризации библиотечного фонда, которая проводится 1 раз в 5 лет? Это требование они мотивируют тем, что библиотечный фонд относится к основным средствам и по Положению об инвентаризации основных средств необходимо составлять опись этих самых средств. Наши ссылки на инструкцию по учету библиотечного фонда бухгалтеров не убеждают. Более того, они заявили, что инструкция для них не является руководящим документом. Составление описей фонда требует значительного времени, так как в среднем только книжный фонд наших библиотек составляет около 20 тыс. экземпляров, а учебный – в несколько раз больше.

Возможно, бухгалтер управления органа образованием не ознакомилась в свое время с Приказом Министерства образования № 2488, по которому «Инструкция по учету библиотечного фонда» внедрена в практику библиотек образовательных учреждений и обязательна для исполнения. В приложении к ней есть форма акта о проверке фонда.

Согласно инструкции проверка в библиотеках до 100 тыс. учетных единиц проводится один раз в пять лет. «Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий». Если бухгалтер под словом «опись» подразумевает перечень недостающих изданий, то требование вполне законное. Но из письма понятно, что библиотекарям пришлось переписывать весь фонд, имеющийся в наличии после завершения проверки. В бухгалтерском положении об инвентаризации говорится, что по итогам инвентаризации составляются «описи или акты инвентаризации».

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Понятие «инвентаризация» в работе библиотек может применяться только к оборудованию библиотеки. В библиотеках, и это отражено в «Инструкции по учету библиотечного фонда», проводится проверка фонда и составляется акт о проверке с приложением списка недостающих документов и решения комиссии о списании или взыскании с библиотекаря.

Подробности

Елена Баханская

Все о вашей библиотеке

Здравствуйте! Я работаю библиотекарем 43 года,19 из них в школьной библиотеке, но как сказала директор лицея в этом году, я неправильно составляю годовой план работы библиотеки. Нужна более новая схема плана, хотя по этой схеме я пишу план уже много лет. Может быть, действительно где-то была та самая новая схема, а я ее проглядела?

Валентина Ивановна Шарова,
г. Зеленогорск

Единой и обязательной формы плана и отчета, отраженной в каком-либо регламентирующем документе (инструкции, письме Минобразования и т.д.), не существует. Зачастую библиотекари подстраиваются под те схемы планово-отчетной документации и требования, которые существуют в конкретном учреждении.
Предлагаем вам очень подробные методические рекомендации по подготовке плана/отчета.

Елена Васильевна Баханская –
методист отдела информационного и учебно-методического обеспечения окружного методического центра Северо-Западного округа
Москва

НЕСКОЛЬКО ОБЩИХ ЗАМЕЧАНИЙ

План и отчет работы библиотеки – главные документы, которые характеризуют деятельность школьной библиотеки.

Основная цель этого материала – помочь школьному библиотекарю грамотно и четко спланировать свою деятельность в текущем году, обдумать, какие формы и методы работы лучше использовать в помощь учащимся и педагогам, а затем убедительно отчитаться.

При составлении плана/отчета библиотекари не всегда отражают в нем все виды работ. Как правило, основное внимание уделяется информационной и воспитательной работе, а внутренняя работа и ведение финансовой документации остаются неучтенными.

План/отчет, составленный без должного отражения всех необходимых составляющих, негативно влияет на всю работу библиотекаря и на ее оценку администрацией школы.

С учетом этого и были разработаны методические рекомендации к составлению плана/отчета работы школьной библиотеки.

План/отчет состоит из 8 разделов. А в приложении дан перечень основной внутрибиблиотечной документации школьной библиотеки.

Обращаю внимание библиотекарей, что работа с фондом учебников не входит в основной план работы. Она отражается в отдельном плане/отчете, поскольку является дополнительной, и за нее полагается доплата.

Эти примерные схемы отражают все основные направления и виды работ школьной библиотеки и носят рекомендательный характер, поэтому вовсе не обязательно в план конкретной школы вносить и выполнять все виды работ. Среди перечисленных видов работ библиотекари выбирают те, которые они выполняют в своей школе, и отражают их в своих планах с учетом особенностей школьной программы и учебного плана.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ГОДОВОГО ПЛАНА/ОТЧЕТА
РАБОТЫ ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКИ
(методические рекомендации)

I. Задачи библиотеки

– обеспечение учебно-воспитательного процесса и самообразования путем библиотечно-библиографического и информационного обслуживания учащихся и педагогов.

– формирование у школьников навыков независимого библиотечного пользователя, информационной культуры и культуры чтения.

– совершенствование традиционных и освоение новых технологий.

II. Основные функции библиотеки

– образовательная.

– информационная.

– культурная.

III. Общие сведения

– количество учащихся _____ из них читателей ____.

– количество учителей ____ из них читателей ___.

– другие работники и родители ___.

– объем библиотечного фонда ___.

– книгообеспеченность (для отчета) ____.

– обращаемость (для отчета) ____.

– объем учебного фонда ___.

IV. Работа с библиотечным фондом

– изучение состава фонда и анализ его использования.

– формирование фонда библиотеки традиционными и нетрадиционными носителями информации.

– формирование общешкольного заказа на документы основного фонда (при наличии бланка-заказа).

– комплектование фонда (в том числе периодикой) в соответствии с образовательной программой школы.

– оформление подписки на периодику, контроль доставки.

– прием, систематизация, техническая обработка и регистрация новых поступлений.

– учет библиотечного фонда.

– прием и оформление документов, полученных в дар, учет и обработка.

– выявление и списание ветхих, морально устаревших и неиспользуемых документов по установленным правилам и нормам.

– Выдача документов пользователям библиотеки.

– расстановка документов в фонде в соответствии с ББК.

– оформление фонда (наличие полочных, буквенных разделителей, индексов), эстетика оформления.

– проверка правильности расстановки фонда.

– обеспечение свободного доступа пользователей библиотеки к информации.

– работа по сохранности фонда:

· организация фонда особо ценных изданий и проведение периодических проверок сохранности;

· систематический контроль за своевременным возвратом в библиотеку выданных изданий;

· обеспечение мер по возмещению ущерба, причиненного носителям информации в установленном поорядке;

· организация работы по мелкому ремонту и переплету изданий с привлечением библиотечного актива;

· обеспечение требуемого режима систематизированного хранения и физической сохранности библиотечного фонда.

– оформление накладных и их своевременная сдача в централизованную бухгалтерию.

– инвентаризация.

– обеспечение работы читального зала (при его наличии).

– организация обслуживания по МБА (получение литературы во временное пользование из других библиотек).

V. Работа по пропаганде библиотечно-библиографических знаний. Справочно-библиографическая работа

1. Ведение справочно-библиографического аппарата (СБА) с учетом возрастных особенностей пользователей (каталоги, картотеки, рекомендательные списки, выделение справочно-информационных изданий).

2. Ознакомление пользователей с минимумом библиотечно-библиографических знаний: знакомство с правилами пользования библиотекой, знакомство с расстановкой фонда, приемы работы с СБА, ознакомление со структурой и оформлением книги, овладение навыками работы со справочными изданиями и т.д.

3. Проведение факультативных занятий и кружков по пропаганде библиотечно-библиографических знаний.

VI. Воспитательная работа

1. Формирование у школьников навыков независимого библиотечного пользователя: обучение пользованию носителями информации, поиску, отбору и критической оценке информации.

2. Способствование формированию личности учащихся средствами культурного наследия, формами и методами индивидуальной и массовой работы:

– беседы,

– диспуты,

– литературные игры,

– читательские конференции,

– утренники,

– викторины,

– литературно-музыкальные композиции,

– библиотечные занятия и т.д.

3. Популяризация лучших документов библиотечными формами работы, организация выставок и стендов и проведение культурно-массовой работы.

4. Создание актива библиотеки и работа с ним.

5. Работа с детскими библиотеками.

VII. Информационная работа

1. Сопровождение учебно-воспитательного процесса информационным обеспечением педагогических работников:

– совместная работа по составлению заказа на учебно-методические документы;

– обзоры новых поступлений;

– подбор документов в помощь проведению предметных недель и других общешкольных и классных мероприятий;

– оформление в кабинетах книжных выставок на изучаемую тему по какому-либо предмету;

– помощь в подборе документов при работе над методической темой школы;

– помощь в подборе документов для подготовки педсоветов, заседаний методобъединений и т.д.

2. Сопровождение учебно-воспитательного процесса информационным обслуживанием обучающихся:

– на абонементе;

– в читальном зале;

– по предварительному заказу через МБА;

– подбор литературы для написания рефератов, докладов, сообщений и т.д.;

– помощь в подготовке к общешкольным и классным мероприятиям;

– проведение индивидуальных и групповых библиотечных занятий.

3. Информационное обслуживание родителей (или иных законных представителей) обучающихся:

– информирование о пользовании библиотекой их детьми;

– оформление выставок документов для родителей на актуальные темы;

– индивидуальная работа по подбору дополнительного материала для обучающихся начальной школы;

– выступление на родительских собраниях с информацией о новых поступлениях в фонд библиотеки.

VIII. Повышение квалификации

1. Работа по самообразованию:

– освоение информации из профессиональных изданий,

– использование опыта лучших школьных библиотекарей,

– посещение семинаров, участие в конкурсах, присутствие на открытых мероприятиях, индивидуальные консультации.

2. Регулярное повышение квалификации.

3. Совершенствование традиционных и освоение новых библиотечных технологий.

4. Расширение ассортимента библиотечно-информационных услуг, повышение их качества на основе использования новых технологий: компьютеризация библиотеки, использование электронных носителей, создание видеотеки, аудиотеки и т.д.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ПЛАНА/ОТЧЕТА РАБОТЫ С УЧЕБНЫМ ФОНДОМ

1. Составление совместно с учителями-предметниками заказа на учебники с учетом их требований, его оформление.

2. Согласование и утверждение бланка-заказа администрацией школы, его передача окружному методисту.

Контроль за выполнением сделанного заказа.

4. Прием и техническая обработка поступивших учебников: оформление накладных, запись в книгу суммарного учета, штемпелевание, оформление картотеки.

5. Оформление отчетных документов (анализ использования вариативных программ, диагностика уровня обеспеченности учащихся и др.).

6. Прием и выдача учебников.

7. Информирование учителей и учащихся о новых поступлениях учебников и учебных пособий.

8. Периодическое списание ветхих и устаревших учебников.

9. Проведение работы по сохранности учебного фонда.

10. Работа с резервным фондом учебников:

– ведение его учета,

– размещение на хранение,

– составление сведений для картотеки межшкольного резервного фонда округа,

– передача в другие школы.

11. Изучение и анализ использования учебного фонда.

12. Работа с каталогами, тематическими планами издательств на учебно-методическую литературу, рекомендованную Минобразования России.

13. Пополнение и редактирование картотеки учебной литературы.

14. Расстановка новых изданий в фонде.

15. Проведение рейдов по проверке состояния учебников.

16. Оформление накладных на учебную литературу и их своевременная передача в централизованную бухгалтерию.

                                                     

Приложение

Основная внутрибиблиотечная документация

Общая

– положение о школьной библиотеке и правила пользования библиотекой.

– паспорт библиотеки.

– годовой и месячный планы работы.

– анализ работы за предыдущий год.

– функциональные обязанности зав. библиотекой и библиотекаря.

– график и расписание работы библиотеки.

По основному фонду

– книга суммарного учета.

– инвентарные книги.

– журнал с копиями накладных.

– папка актов движения фонда (списание, передача и т.д.).

– акты о проведении инвентаризации и проверок фонда.

– тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных.

– тетрадь учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюрный фонд).

– книга суммарного учета на ННИ (нетрадиционные носители информации).

– тетрадь учета подарочных изданий.

– дневник работы школьной библиотеки.

– журнал учета справок.

– читательские формуляры.

По учебному фонду

– книга суммарного учета.

– копии накладных по доставке учебников.

– журнал (папка) учета поступивших учебников.

– тетрадь учета брошюрного фонда.

– картотека учебников.

– папка актов движения учебного фонда (списание, передача и т.д.).

– копии бланков-заказов учебников.

– тетрадь замены учебников.

– журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

– диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой по областям знаний.

– отчет школы о полном количестве учебников по параллелям и областям знаний.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ УЧЕТНЫХ ФОРМ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Библиотеки составляют два вида отчетов: статистический (по специальной форме) и информационный. Учет библиотечных фондов входит составной частью в каждый из них. Сравнение и анализ данных учета библиотечного фонда с другими показателями работы позволяет сделать выводы о качестве и перспективах работы библиотеки в целом. Учет библиотечных фондов дает сведения об общем размере фонда, его движении, распределении по отраслям знаний, количестве поступившей и выбывшей литературы.

Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающихфиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Сведения о фонде дают возможность установить в отдельной библиотеке показатели работы:

  • книгообеспеченность (для этого количество книг в фонде делят на число читателей в библиотеке),

  • обращаемость (количество книговыдач делят на количество книг в фонде) в целом и по отраслям знаний.

Все эти данные в свою очередь влияют на планирование работы библиотеки.

В школьных библиотеках применяются два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Индивидуальный учет – регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа, поступившего в фонд библиотеки или выбывшего из него.

Суммарный учет – регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

При количественном учете в расчет принимается партия поступления. Количественный учет дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в них изменениях («Книга суммарного учета библиотечного фонда»). «Книга суммарного учета библиотечного фонда» состоит из трех частей: часть 1 «Поступление в фонд», часть 2 «Выбытие из фонда», часть 3 «Итоги движения библиотечного фонда».

Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд ежегодно начинается с № 1.

Нумерация записей о выбытии из фонда начинается с № 1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке вне зависимости от причин выбытия.

Индивидуальный учет представляет собой опись книжного фонда, составленную в порядке поступления литературы. Индивидуальный учет всего фонда библиотеки ведется в инвентарной книге. Инвентарная книга – учетный документ постоянного хранения. Страницы книги должны быть пронумерованы, о чем в конце книги делается запись, скрепленная печатью образовательного учреждения и подписью директора.

Книгу, подлежащую инвентаризации, записывают в инвентарную книгу. Она получает свой порядковый, или инвентарный номер, который записывается на обороте титульного листа (посередине). Здесь же ставится штемпель (размеры 10х40 мм) с указанием принадлежности книги библиотеке определенного образовательного учреждения, а также в конце 17-ой страницы, не закрывая текст.

Прежде чем записать первую поставку книг в инвентарную книгу, начинающему библиотекарю необходимо ознакомиться с «Указаниями к ведению инвентарной книги для библиотек образовательных учреждений», где четко расписано, как оформляются записи всех восьми граф.

Книги, полученные библиотекой взамен утерянных, записываются в инвентарную книгу под очередным номером. Ежегодно на основании записей в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных» составляется «Акт об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными».

Для учета документов временного хранения ведется «Тетрадь учета документов временного хранения». В нее записываются вновь прибывшие документы, не подлежащие записи в инвентарную книгу.

«Акт о проверке библиотечного фонда» оформляется:

  • по итогам очередной инвентаризации фондов библиотеки,

  • в момент передачи фондов библиотеки другому материально-ответственному лицу.

«Акт приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена» оформляется в случае передачи определенных документов из фондов одной библиотеки в другую библиотеку.

«Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения» оформляется при списывании с баланса библиотеки документов, записанных в инвентарную книгу.

«Акт об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения» оформляется при списывании с баланса библиотеки документов, записанных в «Тетрадь учета документов временного хранения».

«Акт о приеме документов в библиотеку (акт дарения книг или других документов) оформляется при дарении книг или других документов от частных лиц (родителей, педагогов, школьников и т.д.)

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КНИЖНОГО ФОНДА

  • Книга суммарного учета библиотечного фонда;

  • Инвентарная книга;

  • Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных;

  • Тетрадь учета документов временного хранения;

  • Формы актов:

— Акт о проверке библиотечного фонда;

— Акт приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена;

— Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения;

— Акт об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения;

— Акт об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными;

— Акт о приеме документов в библиотеку (акт дарения книг или других документов).

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ФОНДА ШКОЛЬНЫХ УЧЕБНИКОВ

  • Книга учета библиотечного фонда школьных учебников;

  • Картотека на учебники;

— Акт о проверке библиотечного фонда школьных учебников;

— Акт приема-передачи учебников из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена;

— Акт об исключении документов из библиотечного фонда школьных учебников.

Суммарный учет фонда школьных учебников ведется посредством заполнения «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников». Она состоит из трех частей: часть1 «Поступление в фонд учебников», часть 2 «Выбытие из фонда учебников», часть 3 «Итоги учета фонда учебников».

Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд учебников ежегодно начинается с № 1.

На поступившие учебники заводится картотека. На каталожной карточке, кроме автора и заглавия, указывается: регистрационный номер, год издания учебника, издательство, для какого класса он предназначен, цена.

С 1992 года на карточке указывается период (год и квартал) поступления учебника для определения коэффициента переоценки (для сведения ежегодного баланса и списания учебников).

ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ МЕТОДИСТА ОМЦ

  • «Контингент учащихся в образовательном учреждении»;

  • «Отчет о проведении Недели детской и юношеской книги»;

  • «Методическое обеспечение учебных планов»;

  • «Паспорт библиотеки»;

  • «Анализ работы библиотеки за ……… учебный год»;

  • «План работы на …….

    учебный год».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Справочник школьного библиотекаря / О.Р.Старовойтова, С.М. Плескачевская, Т.Д.Жукова; Под ред. Ю.Н. Столярова. – М.: Школьная библиотека, 2006. – 448 с.

2. В помощь школьному библиотекарю. Инструктивно-методические материалы по деятельности школьной библиотеки / Серия: «Школьная библиотека» // Отв. редактор Л.Е. Курнешова. — М.: Центр «Школьная книга», 2004.- 64 с.

3. Технология работы школьной библиотеки: Инструктивно-методические материалы и учетные формы / Отв. за выпуск к.т.н. Л.М.Мовшон. — М.: ГНПБ им. К.Д. Ушинского, 1993. – 73 с.

4. Планирование и отчетность в работе школьной библиотеки: Методические рекомендации / М.С.Андреева, Е.В.Баханская, И.В.Дейнеко, Н.В.Маршева. – М.: ООО «Чистые пруды», 2005. – 32 с. – (Библиотечка «Первого сентября», серия «Библиотека в школе. Вып. 1»).

Похожие документы:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *