Справочник

Исходящий номер документа

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.

<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

  • наименование организации;
  • очередной порядковый номер;
  • дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

—————————————¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. ¦
L—————————————

Или же с помощью резинового штемпеля:

—————————————¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ "__" ___________________ 20__ г. ¦
¦ Вх. N _______ ¦
L—————————————

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Вх. N Дата
поступления
От кого
получен
Краткое
содержание
Резолюция Кому направлен Расписка
в
получении

Как зарегистрировать входящий документ

Вх-29 16.01.2012 ОАО
"Бизнес
Портал"
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
Подготовить
проект
договора
О.Е. Пироговой Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

  • подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
  • утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
  • заседания или принятия решения (для протоколов);
  • события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год". День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

———————¬
¦ Исх. N 03-05/61 ¦
L———————

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

———————¬ ———————¬
¦ Исх. N К-05/61 ¦ или так ¦ Исх. N 61к ¦
L——————— L———————

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

N
п/п
N и дата
исходящего
документа
Кому
адресован
документ
Краткое
содержание
Кем
подписан
Отметка об
исполнении
N дела,
куда подшит
документ
12 N 01-16ю от
23.01.2012
Директору
ООО "Плюс"
г. Москва
Об участии
юристов
компании в
конференции
Директор Отправлен
почтой
03

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Т.Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исходящие документы — это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.).

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Пример оформления исходящего документа-ответа

ТАВАРЫСТВА З АБМЕЖАВАНАЙ
АДКАЗНАСЦЮ

«ПУБЛIЦЫСТ»

(ТАА «Публiцыст»)

вул.Крапоткiна, 57, 220002, г.Мiнск

тэл./факс (017) 268 66 17

Р.р. 3041223650078
у ААТ «Белiнвестбанк»

г.Мiнска, код 739

14.07.2006 № 1-18/57

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«ПУБЛИЦИСТ»

(ООО «Публицист»)

ул.Кропоткина, 57, 220002, г.Минск

тел./факс (017) 268 66 17

Р.с. 3041223650078
в ОАО «Белинвестбанк»

г.Минска, код 739

На № 4-9/131 ад 04.07.2006

Директору ОДО «Книжный дом»

Брегеру Г.М.

ул.Я.Коласа, 34

220113, г.Минск-13

Об участии
в международной книжной выставке

Уважаемый Герман Максимович!

Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов.

Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.

Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз.

2. Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на 3 л. в 2 экз.

С уважением,

Директор ООО Подпись В.Л.Перович
Чалый 268 66 15
Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ (заполненные графы выделены курсивом)

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

12.07.2006
Срок
исполнения
Название
документа
ОДО «Книжный дом»
Автор
(корреспондент)

07.07.2006 № 57/1-18

Дата и индекс поступления

04.07.2006 № 4-9/131

Дата и индекс документа

О проведении международной книжной выставки

Краткое содержание

Чалому В.Н. Оформить заявку
и подготовить перечень изданий общества

для участия в выставке к 12.07.2006

Резолюция или кому направлен документ

Подготовлен ответ
Исх. № 1-18/57 от 14.07.2006 Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона
Расписка исполнителя в получении документа

Контрольные отметки

Фонд № Опись № Дело №

Как видно, порядковый регистрационный номер входящего документа-запроса (57) и порядковый регистрационный номер исходящего документа-ответа (57) совпадают.

После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Пример

В дело 1-18.

Подготовлен ответ.

Исх. № 1-18/57 от 14.07.2006

Подпись Чалый

ООО «Публицист»
07.07.2006
№ 57/1-18

Аналогичным образом «Отметка об исполнении» заполняется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов.

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении
1 2 3 4 5

№ 57/1-18

ОДО «Книжный дом»

04.07.2006

№ 4-9/131

О проведении международной книжной выставки

Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий общества для участия в выставке

к 12.07.2006

В дело 1-18.

Подготовлен ответ. Исх.

№ 1-18/57 от 14.07.2006

Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы, однако в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера исходящего документа. Так, в указанном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101.

В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответа не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку.

Где на документе ставится штамп входящей корреспонденции?

В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК и помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

Пример

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа
1 2 3 4

№ 1-18/101

ОДО «Книжный дом»

Об участии в международной книжной выставке В дело 1-18

При журнальной форме регистрации порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.

После регистрации 1-й экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (так называемый «отпуск») подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ являлся ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Помощь: Правила регистрации входящих документов

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления (далее — ДОУ), которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др.

До вскрытия почтовой корреспонденции (конвертов, пакетов) проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте, пакете) и целостность упаковки, сохранность печатей (при наличии). Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено».

Упаковка документов на машинных носителях не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

Все полученные конверты (пакеты) вскрываются в службе ДОУ, за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично», которые передаются адресату.

После вскрытия конвертов (пакетов) проверяется комплектность и сохранность вложений. Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

— дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

— на документе отсутствует реквизит «Дата»;

— дата документа существенно отличается от даты его получения;

— в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм и проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа справа.

Пример

сокращенное наименование организации
(место для даты)
№ (место для индекса)

После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.

Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организаций.

При регистрации поступившего документа в регистрационном штампе проставляется дата и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер входящего документа.

Пример

БелНИИДАД
08.07.2007
№ 398

Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК) или журнале регистрации входящих документов.

Форма РКК закреплена Примерной инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Она имеет следующий вид.

Лицевая сторона
12345678910111213141516171819202122232425262728293031
Срок
исполнения
Название
документа
Автор
(корреспондент)
Дата и индекс поступления Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона

Контрольные отметки

Фонд № Опись № Дело №

Регистрационно-контрольная карточка имеет размер формата А6 (105х148 мм) или А5 (148х210 мм). Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не рекомендуется обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает их полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой.

Календарная шкала карточки (вверху лицевой стороны) должна использоваться для контроля срока исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой он должен быть исполнен. На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа (1, 3, 5 и т.д.), срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если он приходится на четное число.

В графах РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные.

В графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, откуда поступил документ.

В графе «Дата и индекс поступления» отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.

В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией — автором документа (отправителем).

В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац.

При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа исполнителю под расписку.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве на документы постоянного хранения.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона» и др. Возможно разделение сложных реквизитов («дата и индекс поступления», «дата и индекс документа») на составные.

Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Для регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) форма РКК несколько отличается. Примерная форма такой РКК содержится в качестве приложения к Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544.

Входящие документы могут регистрироваться также в журнале регистрации входящих документов. Форма такого журнала закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид:

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция
или кому направлен документ
Отметка об исполнении
1 2 3 4 5

Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в организации оформляется приказом руководителя.

После регистрации документы из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов.

После этого документ с одним экземпляром РКК направляется через службу ДОУ исполнителю (примечание). Второй экземпляр РКК остается в службе ДОУ и помещается в раздел «Неисполненные документы» справочной картотеки (в случае, когда документ берется на особый контроль, экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку). Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится.

После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя:

— слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

— краткие сведения об исполнении документа (например, «Подготовлен ответ. Исх. № 1-15/117 от 24.07.2007» или «Информация передана по телефону 15.07.2007);

— личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

— дату.

Оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.

Отметка об исполнении документа переносится в РКК или журнал регистрации входящих документов, после чего карточка перемещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации.

Как оформляется входящий номер на документе

В регистрационном штампе к порядковому регистрационному номеру поступившего документа добавляется индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело).

Пример

БелНИИДАД
08.07.2007
№ 398/1-15

После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа.

В приложениях 1, 2 и 3 к данному материалу приведены примеры оформления входящего документа после совершения всех регистрационных процедур (до оформления отметки об исполнении), а также примеры заполнения РКК на такой документ и журнала регистрации документов.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Примечание. Документы, полученные по каналам электронной почты или перенесенные на машинный носитель, при наличии в организации локальной вычислительной сети допускается передавать исполнителям (соисполнителям) в электронном формате.

Приложение 1

Пример оформления входящего документа

Государственный герб Республики Беларусь

ТАВАРЫСТВА З ДАДАТКОВАЙ АДКАЗНАСЦЮ

«КНIЖНЫ ДОМ»

(ТДА «Кнiжны дом»)

вул.Я.Коласа, 34, 220113, г.Мiнск

тэл./факс (017) 232 18 96

Р.р. 3041223650029 у ААТ «Белiнвестбанк»

г.Мiнска, код 739

04.07.2006 № 4-9/131

На №___________ ад ___________

ОБЩЕСТВО С ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«КНИЖНЫЙ ДОМ»

(ОДО «Книжный дом»)

ул.Я.Коласа, 34, 220113, г.Минск

тел./факс (017) 232 18 96

Р.с. 3041223650029 в ОАО
«Белинвестбанк»

г.Минска, код 739

Директору ООО «Публицист»

Перовичу В.Л.

ул.Кропоткина, 57

220002, г.Минск-02

Чалому В.Н.
Оформить заявку и подготовить
перечень изданий общества
для участия в выставке к 12.07.2006
Подпись Перович
07.07.2006

О проведении международной

книжной выставки

Уважаемый Вячеслав Леонидович!

ОДО «Книжный дом» проводит 20-25 сентября 2006 г. в г.Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства Великобритании, Германии Казахстана, Польши, России, Украины и других стран.

Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в организуемой выставке. Для этого необходимо до 01.08.2006 направить в наш адрес заявку по прилагаемой форме, а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы бы хотели представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания.

Приложение: 1. Программа выставки в 1 экз.

2. Форма заявки на участие в выставке на 1 л. в 2 экз.

С уважением,
Генеральный директор ОДО

Подпись

Г.М.Брегер

Вертинский 232 51 38
ООО «Публицист»
07.07.2006
№ 57

Приложение 2

Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

Срок

исполнения

Письмо

Название

документа

ОДО «Книжный дом»

Автор

(корреспондент)

07.07.2006 № 57

Дата и индекс поступления

04.07.2006 № 4-9/131

Дата и индекс документа

О проведении международной книжной выставки

Краткое содержание

Чалому В.Н.
Оформить заявку
и подготовить перечень изданий общества

для участия в выставке к 12.07.2006

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Расписка исполнителя в получении документа

Контрольные отметки

Фонд № Опись № Дело №

Приложение 3

Пример заполнения граф журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении
1 2 3 4 5

№ 57

ОДО «Книжный дом»

№ 4-9/131

О проведении международной книжной выставки

Чалому В.Н.
Оформить заявку и подготовить перечень изданий общества для участия в выставке

к 12.07.2006

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием.

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    Ниже приведен примерный образец.

    ЗАО «Крона»

    Вх. № 0248

  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

  • Рекламные письма,
  • Периодические издания (журналы, газеты),
  • Поздравительные открытки,
  • Копии постановлений государственных организаций,
  • Информационные материалы,
  • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Консультация юриста

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *