Справочник

Сколько адресатов может содержать документ

1. Перечислите виды распорядительных документов: Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

2. Какие виды приказов Вы знаете и в чем их отличие?Приказы по основной деятельности регулируют деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы; организационно – правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационную документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, представление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение.

3. Кем может утверждаться распорядительный документ? Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

4. Сколько адресов максимально можно поместить на одном документе?

Ответы на тест по делопроизводству и персональному менеджменту

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов.

5. Какие документы относятся:

а) к организационным? К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

б) к информационно-справочным? К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты.

6. Что такое справка, и какие виды справок Вы знаете? Это документ, подтверждающий какие-либо факты и события. В делопроизводстве организации справки бывают двух видов: 1) подтверждающие события производственной жизни, ход выполнения работы; 2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад).

7. Перечислите основные реквизиты служебного письма: Реквизиты бланка, наименование организации, справочные данные об организации, дата письма, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.

9. Как строится текст распорядительного документа? Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй – решение, распоряжение, просьбу.

10. Когда вступают в силу организационные документы? Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 1781 | Нарушение авторского права страницы

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М.

Оформление реквизита «Адресат»

Кочетову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

         АрКаДа-Центр                                                               
         АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                          

         Бесплатная консультация: +7 (499) 938-42-57

Профессиональное тестирование на должность секретаря-референта

   Соискатель__________________
   Дата _______________________

    1.

На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-референта современной компании?
    а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание
    б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция
    в) обзорно-аналитическая и представительская функция

    2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-референта?
    а) деловая переписка и составление договоров
    б) организация выставок и встреч с клиентами
    в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

    3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-референту?
    а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК
    б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов
    в) высокая грамотность, высокая скорость печати

    4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
    а) резолюция
    б) устное распоряжение
    в) специального распоряжения не требуется

    5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
    а) справка
    б) служебная записка
    в) акт

    6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
    а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей
    б) не требуется составлять заголовок к тексту письма
    в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

    7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?

15 — Адресат

    а) "Вас ожидает Иван Иванович"
    б) "Срочно зайдите к Ивану Ивановичу"
    в) "Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу"

    8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
    а) вводная
    б) констатирующая
    в) распорядительная

    9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой "лично"?
    а) вскрывает и не регистрирует
    б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует
    в) не вскрывает и не регистрирует

    10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
    а) WordPad
    б) Notepad
    в) PowerPoint

    11. Выберите правильное утверждение:
    а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом
    б) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем-референтом выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов
    в) из всех поступивших в организацию документов секретарь-референт регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

    12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
    а) правовыми актами
    б) распорядительными документами
    в) другой вариант

    13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
    а) должностная инструкция
    б) положение об отделе
    в) приказ

    14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
    а) "Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)"
    б) "Здравствуйте, с вам говорят из компании N"
    в) "Здравтсвуйте, секретарь NN из компании N"

    15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
    а) семь дней
    б) 10 дней
    в) три дня

    16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
    а) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
    б) прием — первоначальная обработка — предварительное рассмотрение — регистрация — рассмотрение руководителем — исполнение — направление в дело
    в) оформление документа — подписание — регистрация — согласование — утверждение — отправка

    17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
    а) машинописным способом
    б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа
    в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

    18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
    а) решение
    б) протокол
    в) распоряжение

    19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?
    а) нет
    б) да
    в) по усмотрению секретаря-референта

    20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
    а) не позднее дня, следующего за выходным
    б) не позднее дня, предшествующего выходному
    в) на усмотрение секретаря-референта

    21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
    а) три листа
    б) пять листов
    в) 10 листов

    22. В письменном обращении слова "господин" и "госпожа":
    а) пишутся полностью
    б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам
    в) всегда сокращаются

    23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
    а) в предложном падеже
    б) в дательном падеже
    в) в родительном падеже

    24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
    а) не более трех
    б) не более четырех
    в) не более одного

    25. Что понимается под термином "кворум"?
    а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания
    б) 1/3 членов коллегиального органа
    в) 1/2 членов коллегиального органа

    26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
    а) учет
    б) регистрация
    в) другой

    27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
    а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия
    б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч
    в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

    28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-референт:
    а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами
    б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы
    в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

    29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
    а) бланк организации
    б) бланк не используется
    в) бланк строгой отчетности

    30.Что используется при издании совместных приказов?
    а) бланки приказов
    б) стандартные листы бумаги формата А4
    в) общие бланки

    31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
    а) с декабря текущего года
    б) с 1 января следующего календарного года
    в) каждые полгода текущего года

    32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
    а) наименование организации
    б) справочные данные об организации
    в) регистрационный номер

    33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
    а) ежеквартально
    б) ежемесячно
    в) ежегодно

    34. Какие документы относятся к входящим?
    а) объяснительные записки
    б) служебные письма
    в) должностные инструкции

    35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
    а) двух дней
    б) пяти дней
    в) шести дней

    36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
    а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание"
    б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел
    в) поставить в графе "Примечание" отметку "не заведено" и расписаться

    37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
    а) соблюдением этикета
    б) грубым нарушением этикета
    в) допустимым явлением

    38. Как требуется нумеровать страницы документа?
    а) по центру нижнего поля
    б) по центру верхнего поля
    в) в правом верхнем углу любого документа

    39. Что является датой документа для акта?
    а) дата события
    б) дата подписания
    в) дата утверждения

    40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
    а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве
    б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве
    в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании

    41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись:
    а) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись
    б) "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения
    в) "копия верна"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; дату заверения

       Интерпретация ответов

    26-41 правильный ответ
    Кандидат отлично подготовлен. Он на высоком уровне владеет знаниями о специфике работы секретаря-референта, знает правила работы с документацией. Если эти качества сочетаются с организованностью и аккуратностью, соискатель, скорее всего, будет эффективен на позиции секретаря-референта.

    13-25 правильных ответов
    Кандидат правильно ответил на значительную часть вопросов. Однако без дополнительной подготовки он не сможет быть высокоэффективным в своей работе. Если вы пригласите кандидата на работу, ему потребуется опытный наставник. Рекомендуется также направить кандидата на краткосрочное обучение.

    1-12 правильных ответов
    Неудовлетворительный результат. Кандидат не знает специфики работы секретаря-референта, практические вопросы вызывают у него затруднения. Принимать его на работу не рекомендуется. Посоветуйте соискателю лучше подготовиться, изучить специальную литературу, пройти обучение на курсах.

?       Ключ к профессиональному тесту на должность секретаря-референта

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 6.30-2003

Государственный стандарт Российской Федерации

Унифицированные системы документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

Москва

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Оформляем письма по ГОСТу

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Страница 1 — 1 из 6
Начало | Пред. | 12345 | След. | Конец

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *